TEKNIK DAN ALAT ANALISIS PELATIHAN
PENDAHULUAN
Analisis kebutuhan pelatihan perlu dilakukan sebelum memulai
kegiatan. Dari hasilnya akan dihasilkan disain pelatihan yang sesuai dan tepat sasaran.
Berdasarkan pengalaman, umumnya peserta pelatihan langsung diberikan materi
tanpa terlebih dahulu melalui proses analisis kebutuhan pelatihan. Seorang
pelatih profesional harus terlebih dahulu melakukan analisis kebutuhan
pelatihan sebelum melaksanakan suatu pelatihan. Pelatihan adalah kegiatan
yang dirancang untuk meningkatkan kinerja pekerja dalam pekerjaan yang
diserahkan kepada pelatih. Pelatihan dilakukan secara sistematis menurut
prosedur dan metode yang sesuai serta dijalankan secara sungguh-sungguh dan
teratur.
Bagi seseorang yang baru bekerja, pelatihan diberikan untuk
membantu pekerja tersebut dalam mendapatkan dan menguasai kecakapan dan
keterampilan dalam bidang kerjanya. Sebagai contoh untuk mengoperasikan
computer atau mesin bagi pekerja baru dia harus mengetahui tata cara
mengoperasikannya tapi bagi pekerja lama dia akan perlu dilatih apabila bila
ada perubahan tata kerja atau penggantian alat kerja. Meskipun pada umumnya
pelatihan diberikan pada para pekerja operasional dan manual, namun tidak
terbatas bagi mereka saja. Seorang pekerja pada bidang manajerial tidak jarang
memerlukan juga pelatihan misalnya dibidang manajemen baru atau prosedur kerja
baru sebagai akibat penggunaan teknologi kerja yang baru.
Dengan mendapatkan pelatihan yang sesuai para pekerja
diharapkan dapat meningkatkan produktivitas kerja mereka yang diakibatkan
meningkatnya kepercayaan diri dan semangat kerja. Secara
umum analisis kebutuhan pelatihan didefinisikan sebagai suatu proses
pengumpulan dan analisis data dalam rangka mengidentifikasi bidang-bidang atau
faktor-faktor apa saja yang ada di dalam instansi yang perlu ditingkatkan atau
diperbaiki agar kinerja pegawai dan produktivitas instansi menjadi meningkat.
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memperoleh data akurat tentang apakah ada
kebutuhan untuk menyelenggarakan pelatihan.
Dalam pembahasan makalah ini, akan dibahas tentang teknik
dan alat yang digunakan dalam melakukan analisis pelatihan. Untuk memberikan
pemahaman awal bagi kita dalam memahami hubungan teknik analisi dengan alat
bantu untuk memncapai tujuannya, berikut Gambar 1 (Rosset, 1987:24)
menghadirkan hubungan dari teknik dan alat bantu dalam analisis pelatihan.
PEMBAHASAN
A. Teknik Analisis Pelatihan
Pelatihan
merupakan kegiatan belajar. Dalam pelatihan yang baik terjadai perubahan dalam
hal pengetahuan, sikap, perilaku, kecakapan dan keterampilan menjadi lebih baik
yang diakibatkan oleh interaksi antara peserta dengan kegiatan pelatihan
tersebut. Dalam proses pelatihan, peserta mendapatkan pengetahuan baru,
pandangan baru, perilaku baru, cara baru, kecakapan baru dan keterampilan baru
tentunya. Pembelajaran melalui pelatihan tidak secara otomatis dilakukan, yang
berarti bahwa pelaksanaan pelatihan membutuhkan kerjasama antara pelatih dan
peserta pelatihan. Oleh karena itu peran antara pelatih dan peserta pelatihan
perlu dioptimalkan.
Hardjana
(2001:16) mengidentifikasikan beberapa tanggung jawab dan tugas seorang pelatih
professional yang berkaitan dengan pelatihan, yaitu :
1.
Mengumpulkan
dan mendiagnosis data tentang kebutuhan pelatihan, serta menganalisis dan
menyimpulkan data tersebut untuk menentukan pelatihan yang diperlukan.
2.
Merancang dan mengembangkan program pelatihan yang sesuai.
3.
Menyusun
rancangan penyampaian pelatihan yang meliputi metoe, strategi, dan tekniknya.
4.
Melaksankan
pelatihan, baik sendiri ataupun dalam tim.
5.
Mengevaluasi
pelatihan yang sudah dilaksanakan.
6.
Mengadministrasikan
pelatihan yang sudah dilaksanakan, program, materi, sistem evaluasi, peserta,
dan pembiayaannya.
7.
Menyusun
rencana follow-up dan pelaksanaannya.
Melalui
proses pelatihan diharapkan peserta dapat siap dan bersedia meninjau
pengetahuan, sikap, perilaku, kecakapan, dan keterampilan mereka dan berusaha
untuk mengubahnya, mengenal kekuatan-kekuatan yang mendukung terjadinya
perubahan pengetahuan, sikap, perilaku, kecakapan dan keterampilan mereka
maupun kelemahannya, mampu merumuskan perubahan-perubahan yang mereka inginkan
dalam pengetahuan, sikap, perilaku, kecakapan, dan keterampilan yang sudah
diubah menjadi baru, baik selama pelatihan maupun dalan dunia nyata dalam hidup
dan kerja mereka.
Ada 3
(tiga) teknik TNA yang akan dilakukan pada analisis kebutuhan pelatihan seperti
yang ditunjukkan pada gambar 1 yaitu:
1.
EDA = Extant Data Analysis /
Analisis data ekstan,
Menurut
Rosset, (1987:25) mengatakan bahwa Data yang masih ada
(ekstan) adalah "subtansi/unsur" yang mana perusahaan mengumpulkan
segala yang mewakili hasil kinerja karyawan. Data ekstan ini bisa jadi berupa angka
penjualan, laporan kecelakaan, surat-surat manajemen, daftar hadir atau keluar dari
wawancara, dan sebagainya. Kata kunci dari semua itu adalah bahwa kita mencari keseluruhan
hasil perilaku karyawan, bukan hanya satu surat keluhan atau call-backs (Rosset, 1987:25).
Dengan
kata lain, EDA merupakan teknik analisis yang mengarahkan langsung pada hasil.
Data yang ada berupa laporan hasil dari kemampuan/kerja karyawan. Hal ini
merupakan gambaran aktivitas pekerja dilihat dari hasil kerja, dengan melihat
apa yang dikerjakan atau merupakan penilaian terhadap kinerja sesuai dengan
kenyataan yang ditunjukkan dari hasil kerja karyawan.
Rosset
(1987) menjelaskan bahwa dalam EDA tidak melihat apa yang dilakukan
karyawan; akan tetapi melihat efeknya dan kemudian menyimpulkan kembali dari hasil
untuk menggambar performa yang sebenarnya. Kita mencari hasil dari tindakan karyawan
dalam kesesuaian dari tujuan perusahaan atau agen, dengan ini kita dapat menyimpulkan
banyak hal dari hasil tentang kinerja karyawan saat ini.
Berdasarkan hal tersebut, analisis data ekstan menggali
dan menemukan hal yang ACTUALS,
memberikan gambaran tentang apa yang sebenarnya yang terjadi di tempat kerja.
ketika EDA menghadirkan sepenuhnya dari efektivitas karyawan, ia tidak memberitahu
anda mengapa masalah ada atau tidak atau bagaimana karyawan merasakan hal itu.
Untuk memahami EDA, kita harus berpikir tentang
perbedaan antara prilaku dan pencapaian, bentuk tindakannya dan hasil yang
diperoleh dari tindakan tersebut. Kegunaan perbedaan ini telah dibahas oleh
Thomas Gilbert (1978) dalam Kompetensi Manusia. Pertimbangkan bagaimana pramuniaga
yang membuat banyak melakukan panggilan lewat telepon, tetapi menjual produk-produk
sedikit. Atau mempertimbangkan instruktur yang terus berbicara dan berbicara,
poin dan isyarat/contoh, namun ketika siswanya memulai pekerjaannya tidak benar-benar
dapat melaksanakan prosedur yang diajar dalam kursus ini.
Pelatihan yang professional tidak keluar dan membuat
kembali data yang masih ada. Sebaliknya, dia meminta akses kepada apa yang
sudah ada, untuk catatan dan file
yang berada dalam perusahaan atau agen. Tujuan utama EDA ini
adalah menguji hasil, mencari kebenaran melalui trend, menyesuaikan tujuan
perusahaan, menghemat dana, dan memeriksa/membuktikan apa yang didengar selama
TNA.
2.
NA = Needs
Assessment/Analisis atau Penilaian Kebutuhan.
Penilaian kebutuhan (NA) merupakan
kawasan spesifik dari teknik akhir yang memenuhi seluruh cakupan dari tujuan
TNA. NA adalah cara kita untuk keluar dan mencari pendapat yang optimal,
actuals, asumsi, penyebab dan solusi dari berbagai sumber. Data yang masih ada
merupakan tentang kesimpulan yang didasarkan pada hasil. Penilaian Kebutuhan
merupakan tentang pendapat. Tidak seperti data lama, yang dipersiapkan
keberadaannya, penilaian kebutuhan berkaitan dengan mencari sumber-sumber
informasi baru dan perspektif tentang mengapa penjualan mobil turun atau
permintaan untuk pengiriman naik.
Selama kebutuhan pelatihan, tenaga
professional mencari pendapat dari sumber-sumber yang relevan. Apa yang
dimaksud dengan performa yang optimal atau keahlian? Bagaimana hal-hal tersebut
sekarang? Apakah karyawan saat ini melakukan pekerjaannya? yang tidak bekerja?
Apa perasaan yang mengelilingi bagian pekerjaan mereka atau teknologi baru? Apa
menurut sumber-sumber yang menyebabkan masalah dan, kadang-kadang, bagaimana
mereka berpikir hal itu sebaiknya dipecahkan?
Berpikir tentang masalah operator
telepon pelatihan untuk berhubungan dengan pelanggan dalam konteks yang terkomputerisasi,
baru. Untuk analisis data yang masih ada, pelatihan akan melihat hasil
professional pada nomor, alam dan panjang kontak. Ia juga meminta untuk
melihat surat keluhan atau pesan dari pelanggan. Penilaian Kebutuhan, pada sisi
lain, mungkin melibatkan melakukan wawancara dengan pengawas, operator dan
pelanggan. Survei cetak mungkin juga akan didistribusikan untuk mendapatkan
kesamaan gambaran dari perasaan operator tentang system baru dan kemampuan
mereka untuk menanganinya.
3.
SMA = Subject
Matter Analysis atau Analisis Materi Subjek
Selama analisis pokok persoalan, pelatih
atau pengembang instruksional mencari sifat dan bentuk dari kerangka
pengetahuan karyawan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan secara efektif.
Hal itu adalah sebuah penyelidikan yang detail secara OPTIMALS, pada informasi yang disampaikan karyawan akan keahlian
yang dimungkinkan untuk diperolehnya sebelum melakukan pekerjaan. Bisa jadi itu
berupa informasi tentang sumber-sumber yang layak untuk merespon pertanyaan
pelanggan atau aturan tentang mengakses sistem komputer. Atau bisa jadi
cara-cara yang sesuai dengan perbedaan masalah yang dialami dalam diri mereka,
atau informasi tentang kompatibilitas dari sebuah garis pada bagian komputer.
Dalam pencarian pada skema mental atau koneksi yang mewakili apa yang efektif
pelaku ketahui.
Analisis pokok persoalan ini dilakukan
melalui interaksi dengan para ahli pokok persoalan dan dokumen untuk memperoleh
informasi penting. Informasi ini kemudian bertindak sebagai dasar untuk
program-program pelatihan dan pekerjaan.
Tantangan dalam analisis pokok persoalan
adalah untuk mengungkapkan detil dari ketidak jelasan kerangka pengetahuan.
Memikirkan tentang perbedaan antara keberhasilan penjualan dan keberhasilan
pemasangan telepon, atau antara kecemerlangan diagnosis medis dan efektif
menggambar darah. Penjualan dan mendiagnosis didasarkan pada fakta-fakta,
konsep-konsep dan prinsip-prinsip, yang tak terlihat oleh mata telanjang,
mengamati, dan disimpan sebagai skema dalam pikiran. Menyaksikan pramuniaga
atau dokter yang tidak akan memberitahu anda apa yang mereka ketahui yang
memungkinkan mereka untuk membuat keputusan yang efektif. Tentu saja ada yang
mungkin dibayangkan di sini. Tetapi bukan rincian penting dan hubungan.
Mereka harus dating dari wawancara optimal dengan ahli pokok persoalan dan
rujukan kepada literatur yang
mengelilingi pekerjaan mereka.
Analisis tugas adalah sebuah teknik TNA
yang diperoleh agar OPTIMALS dipasang untuk tugas-tugas yang terlihat.
Mengandalkan terutama pada pemerhatian, selama model analisis tugas pemusik
melakukan apa yang mereka lakukan dengan baik sehingga keterangan lengkap dari
keunggulan yang dapat direkam oleh professional pelatihan. Elemen-elemen ini
terlihat, performa yang optimal kemudian melayani sebagai dasar untuk
pelatihan.
B. Alat Analisis Pelatihan
1.
Mewawancarai
/ Intervieuw
Merupakan
salah satu alat atau instrument dalam pengumpulan data atau informasi yang
penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan system informasi. Interviews
atau wawancara adalah suatu percakapan langsung dengan tujuan-tujuan tertentu
dengan menggunakan format tanya jawab yang terencana. Interview dapat diartikan
sebagai wawancara yang merupakan metode dalam pengumpulan data yang menghendaki
komunikasi langsung antar penyelidik dengan subjek atau dapat disebut sebagai
responden. Wawancara memungkinkan dalam pengumpulan data mendengar
tujuan-tujuan, perasaan, pendapat, dan prosedur-prosedur informal dalam
wawancara dengan para pembuat keputusan organisasional. Dengan teknik
pengumpulan informasi menggunakan wawancara untuk mengembangkan hubungan mereka
dengan klien, mengobservasi tempat kerja serta untuk mengumpulkan data yang
berhubungan dengan kelengkapan informasi. Wawancara secara langsung adalah yang
paling efektif dilakukan selama wawancara untuk mengumpulkan data, kendatipun
demikian beberapa situasi yang tidak memungkinkan pewawancara dan responden
bertemu dapat dilakukan melalui telepon
Berkenaan dengan mewawancarai ini, Rosset (1987) mengemukakan bahwa Kita
mewawancarai merupakan bagian dari kebutuhan pokok persoalan, dan analisis
tugas. Selama wawancara, kita mengejar informasi yang berhubungan untuk semua
tujuan TNA. Mungkin juga sebuah wawancara mungkin menyediakan akses ke data
yang masih ada (EDA).
2.
Mengamati
/ Observasi
Observasi
adalah sebagai salah satu alat analisis kebutuhan pelatihan memegang peranan
penting dalam proses analisis. Alasan yang sangat mendasar sehingga observasi
digunakan adalah untuk mendapatkan informasi keadaan yang aktual dan kondisi
yang optimal dalam suatu pekerjaan. Keberhasilan dalam melakukan observasi
sangat ditentukan oleh observer yaitu orang yang ditugaskan untuk melakukan dan
melaporkan hasil pengamatan dengan baik, maka seorang observer perlu memiliki
kemampuan-kemampuan pendukung dalam upaya penggalian informasi dalam analisis
kebutuhan pelatihan. Melalui observasi, profesioanal pelatihan menggunakan
pemikiran dan perasaan mereka untuk mengamati apa yang terjadi dalam lingkungan
kerja ketika karyawan melakukan pekerjaannya. Panduan observasi adalah alat
bantu kerja yang digunakan saat melakukan pengamatan di lapangan, menggali data
yang sudah ada sebelum dan sesudah ke lapangan.
3.
Pengelompokkan
/ grup fasilitas
Salah satu cara hemat biaya untuk
mendapatkan dan menyebarkan informasi, dan dukungan garnering, adalah melalui penggunaan
TNA kelompok. Penggunaan kelompok-kelompok untuk TNA didasarkan pada keyakinan dalam
sinergi, bahwa produk dari interaksi banyak peserta melampaui jumlah tradisional
dari bagian-bagian. Kelompok ini seringkali digunakan sebagai juri yang terdiri
dari para ahli untuk memperoleh sebuah pendapat consensus pada optimal.
4.
Survei melalui Memanfaatkan
Angket
Kuesioner atau survey ini adalah perangkat
yang sangat baik untuk memperoleh informasi yang relevan dengan semua kemungkinan
tujuan TNA. Dalam analisis kebutuhan pelatihan, berfungsi sebagai alat
pengumpulan data yang berupa serangkaian pertanyaan yang diajukan pada
responden untuk mendapat jawaban. Angket dapat berupa daftar atau kumpulan
pertanyaan tertulis yang harus dijawab secara tertulis dana sebagai jalan
komunikasi untuk memperoleh data dari sumber data (responden). Suatu survey dan
angket yang disusun dan disebarkan untuk memperoleh informasi dari berbagai
sumber. Daftar pertanyaan dalam angket atau survey dipersiapkan untuk tujuan
yang spesifik, menyalurkan sumber, biasanya nama responden tidak dikenal, hasil
pengisian dikembalikan ke pengirim, dan untuk selanjutnya dianalisis untuk
memperoleh informasi tertentu sesuai dengan tujuan penyusunan angket dan survey.
PENUTUP
Pelatihan
merupakan kegiatan belajar, dalam pelatihan yang baik terjadi perubahan dalam
hal pengetahuan, perilaku, sikap, kecakapan, dan keterampilan menjadi lebih
baik yang diakibatkan oleh interaksi antara peserta dengan kegiatan pelatihan. Masalah
umum yang dihadapi oleh para pelatih professional untuk menganalisis kebutuhan
pelatihan adalah masalah kinerja serta Sistem dan teknologi baru. Untuk
mengetahui masalah tantangan yang dihadapi pelatih professional, seorang pelatih
idealnya diperlengkapi dengan teknik-teknik dan alat-alat analisis kebutuhan
pelatihan.
Teknik-teknik
analisis kebutuhan pelatihan mencakup : (1) Analisis data ekstan, (2) Analisis
kebutuhan dan (2) Analisis pokok masalah. Sedangkan alat analisis mencakup :
(1) mewawancarai, (2) mengamati, (3) Memfasilitasi kelompok (4) survey dengan
menggunakan angket.
DAFTAR PUSTAKA
Hardjana M.A. 2001. Training SDM yang Efektif. Yogyakarta:
Kanisius
Rosett, Allison dan Joseph W.
Arwady. 1989. Training Need Assesment.
Educational Technology Publication New Jersey.
0 komentar:
Posting Komentar