Teknologi Dan Infomasi Komputer dalam Pendidikan Jarak Jauh
Seiring perkembangan teknologi, bahan
ajar yang ditulis tangan berganti dengan bahan ajar yang produksi oleh
teknologi cetak. Dengan teknologi ini, tampilan dan kualitas isi dapat terjaga dan
distandarisasi. Dari segi kuantitas, bahan ajar dapat diproduksi secara masal
dengan waktu yang sangat cepat.
Pada abad 21, perkembangan teknologi
sangat pesat dan menghasilkan jargon baru yang bersinergi dengan perkembangan
teknologi komunikasi dan informasi yang dikenal dengan information and communication Technology (ICT) yang diterjemahkan
dengan Teknologi Informasi dan Komuniasi (TIK).
Pembahasan dalam artikel ini berkaitan
dengan TIK dalam PJJ, kami kutip dari buku “Pendidikan
Tinggi Jarak Jauh” karangan dari Asandhimitra (2004). Adapun sub
pembahasannya adalah sebagai berikut:
1.
TIK
dan Institusi Pendidikan Jarak Jauh
Kerangka
kerja strategi TIK atau kebijakan TIK pada saat ini merupakan dokumen standar
bagi suatu institusi pendidikan di berbagai Negara maju sebagai cerminan sikap
dalam mengambil posisi dalam peranan TIK. Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi
Indonesia juga mempunyai dokumen yang sama dengan nama Strategi TIK Direktoral
Jendral Pendidikan Tinggi.
Ruang
lingkup atau isi cakupan yang terdapat dalam dokumen kebijakan pemanfaatan TIK
tersebut bervariasi, karena disesuaikan dengan kondisi perguruan tinggi dan
perkembangan TIK di Negara masing-masing. Misalnya, suatu institusi pendidik
tertentu memulai memanfaatkan pendekatan TIK mulai dari (1) Unit Pelayanan Data
dan Otomatisasi Perkantoran, (2) Sistem Informasi (Perpustakaan, Kemahasiswaan,
Keuangan dan SDM), (3) Komunikasi Data dan Instruktur (Koneksi Inter dan Intra
Kampus), sampai ke Kebijakan Manajemen TIK (Implementasi dan Keamanan Jaringan).
Aktivitas
utama dalam PJJ seperti pengelolaan data registrasi, pengembangan dan bahan
ajar, pemberian bantuan belajar atau tutorial, pengelolaan data pengujian, dan
sebagainya tidak terlepas dari TIK dengan tingkat kedalaman peran dan
kecanggihan yang beragam diantara institusi PJJ. Penggunaan komputer dengan
berbagai aplikasi (missalnya untuk administrasi umum, persuratan, keuangan, dan
kepegawaian) yang biasa digunakan oleh bisnis atau komersial juga telah
digunakan oleh institusi PJJ sebelum dikenalnya istilah TIK pada dekade
Sembilan puluhan.
Aplikasi-aplikasi
yang banyak berkembang pada umumnya dapat dibagi pada dua kelompok besar, yakni
aplikasi untuk kepentingan administrasi atau manajemen dan aplikasi untuk
kepentingan akademis atau pembelajaran. Berikut pembahasan dalam pemanfaatan
aplikasi TIK untuk melayani dua kepentingan tersebut.
a.
Aspek
TIK dalam Manajemen PJJ
Manajemen
institusi pada umumnya meliputi fungsi-funsi perencanaan, implementasi, dan
kontrol; sedangkan manajemen di PJJ juga meliputi bidang-bidang administrasi
umum, keuangan, kepegawaian, pengelolaan data registrasi, produksi dan
pengiriman bahan ajar, pengelolaan tutorial, dan produksi pengiriman bahan
ujian, serta pengelolaan hasil ujian.
Kombinasi
komponen-kompenen manajemen dan PJJ tersebut menempatkan PJJ dalam peranan yang
spesifik dan beragam. Misalnya, dalam perencanaan dan pengelolaan data
regristrasi mahasiswa, TIK dapat dimanfaatkan sebagai alat bantu dalam
memprediksi mahasiswa yang registrasi dan jumlah formulir yang disediakan.
Sedangkan bentuk yang kompleks data registrasi dapat digunakan untuk
memprediksi bahan ajar yang perlu disediakan, jumlah tutor yang mungkin dapat
disediakan, jumlah naskah dan jumlah ruang ujian yang harus disediakan, dan
memprediksi penerimaan institusi.
Dalam
bidang pengujian, peran TIK yang paling menonjol adalah hal pengelolaan data
ujian. Pengelolaan PJJ ini mirip dengan pengelolaan dunia industri karena ada
elemen yang bersifat masal. Jumlah lembar jawaban ujian adalah salah satu
contoh untuk menggambarkan hal tersebut. Peran TIK sangat signifikan untuk
mempercepat proses penilaian hasil ujian sehingga hasilnya segera dapat
diperoleh oleh mahasiswa.
Disisi
lain, peran TIK dibidang pengujian adalah dalam hal manajemen pengembangan dan
penyimpanan soal melalui system bank soal. sistem ini memungkinkan institusi
pendidikan untuk menyediakan soal-soal yang berkualitas dan terjamin
kerahasiaan atau keamanannya. Perbaikan berkelanjutan melalui proses ini dapat
dilakukan karena validitas dan reabilitas setiap soal yang diujikan dapat
dianalisis sehingga soal tersebut dapat dikalibrasi ulang sampai ulang sampai
mencapai standar kualitas yang diinginkan. Kerahasiaan dapat sangat terjamin
kerena otoritas perubahan isi soal hanya diberikan ke pengembang soal tertentu
yang diberi kewenangan untuk melakukan hal tersebut.
b.
Aspek
TIK dalam Kegiatan Belajar PJJ
Dalam
proses PJJ, salah satu karakter yang menonjol yang diharapkan dimiliki oleh
peserta didik PJJ adalah sifat mandiri terutama dalam proses belajar. Terpisahnya
peserta didik dan pengajar secara geografis membuat mereka suka atau tidak suka
harus mengandalkan bahan ajar yang ada di tangannya. Meskipun hampir semua
institusi PJJ menerapkan layanan tutorial tatap muka, namun belum bisa
dimanfaatkan secara optimal karena adanya kendala teknis seperti jarak yang
jauh dari tempat tinggal peserta didik.
Hal
seperti ini sudah diantisipasi oleh penyelenggara PJJ dengan menekankan
pentingnya peranan media. Schramm (1981) mengatakan bahwa PJJ adalah pengajaran
yang menggunakan media komunikasi untuk memperluas kesempatan belajar di luar
ruang kelas dan kampus, sehingga dimungkinkan terjadinya kontribusi keahlian
mengajar secaa lebih luas dibandingkan dengan apa yang dapat dilakukan oleh
guru dan sekolah manapun.
Peranan
TIK dalam kegiatan belajar PJJ yang menonjol pada awalnya sebagai tool untuk mengemas dan menyajikan
media/bahan ajar yang dikenal dengan modul. Suatu aplikasi desktop-publishing akan menghasilkan suatu modul yang bagus di
tangan seorang disainer intruksional yang baik. Peranan TIK kemudian meluas,
dimana TIK tidak hanya dipandang sebagai alat untuk mengemas dan menyajikan
bahan ajar tetapi juga sebagai alat untuk menyampaikan bahan ajar atau dengan
kata lain sebagai media yang menjebatani proses pembelajaran. Hal ini dapat
dicerminkan dalam bentuk-bentuk pembelajaran melalui tutorial radio, televise,
telepon, internet, dan sebagainya.
Khusus
mengenai TIK dalam arti teknologi internet, perannya dalam berbagai bidang
termasuk dalam PJJ, sangat besar. Internet praktis mampu mengatasi berbagai
kendala atau memperkaya proses belajar peserta didik PJJ yang termuat dalam
enam karakteristik PJJ yang dikemukakan oleh keegan (1980). Keenam karakter
tersebut adalah,
1) Adanya
keterpisahan guru dengan siswa selama proses belajar
2) Adanya
pengaruh dari institusi penyelenggara sehingga membedakannya dengan belajar
sendiri di rumah
3) Adanya
pemanfaatan media yang beragam baik elektronik maupun non elektronik
4) Tersedianya
komunikasi dua arah
5) Adanya
pertemuan yang tidak terlalu sering
6) Adanya
proses pengelolaan yang mirip dengan
manajemen di dunia industri.
2.
TIK
dan Institusi PJJ dalam Praktek: Universitas Terbuka
Dalam
era internet dan perkembangan TIK yang sangat cepat seperti saat ini, wacana
instruktur komunikasi, hardware,
software, SDM, budaya kerja TIK dan sebagainya sebaiknya menjadi suatu
masalah bersama yang bisa dikaji oleh
anta instasi PJJ. Perbedaan
pengalaman pemanfaatan TIK suatu instansi PJJ yang satu dengan yang lain
menarik untuk dipelajari karena peluang untuk memperoleh gambaran yang lebih
utuh akan terbuka. Tulisan berikut adalah ilustrasi pemanfaatan TIK di
institusi penyelenggaara PJJ di Indonesia atau lebih dikenal dengan Universitas
Terbuka (UT).
Sepintas TIK di UT
Perkembangan
pemanfaatan TIK di UT semakain meningkat dari tahun ke tahun, baik ragam maupun
kualitasnya. Ragam yang dimaksud adalah spesifikasi perangkat keras, perangkat
lunak, dan jenis-jenis aplikasi lain yang dibutuhkan oleh UT. Secara perlahan
namun pasti UT mengadopsi perkembangan teknologi tersebut, dan secara bertahap
dan hati-hati memanfaatkannya. Hal ini dilakukan karena UT menyadari bahwa
investasi di sector TIK pada dasarnya tidak murah dan cukup beresiko jika
dikaitkan dengan siklus perkembangan TIK itu sendiri.
Ketika
teknologi internet, UT mengintroduksilan teknologi tersebut pada civitas
akademika UT yang dimulai di lingkungan para staf UT. Beberapa hal yang dapat
dicatat sehubungan perkembangan penggunaan internet di UT, digambarkan secara kronologis
seperti tertera dalam Tabel 1.
Tabel 1
Perkembangan
pemanfaatan Internet di UT dari Tahun ke Tahun
Mulai Tahun 1994
– 2004
Tahun
|
|
Aktivitas
|
1994
|
○
|
Introduksi
Kode Akses Internet Pribadi (personal
account) bagi karyawan UT
|
1995
|
○
○
|
Introduksi
Kode Akses Internet via Institusi (corporate account) bagi karyawan UT
Kelas
C: ut.ac.id tersedia pada jam kerja saja
E-mail
|
1996
|
○
|
Uji
coba │tutorial
internet terbatas
|
|
○
|
Situs
Web UT
|
1997
|
○
|
Sambungan
24 jam ke internet
|
|
○
|
Lanjutan
pengembangan situs web dan tutorial
|
1998
|
○
|
Sambungan
ke internet dengan 2 jalur telepon dengan kapasitas 2 x 32 Kbps
|
1999
|
○
|
Uji
coaba II Tutorial Elektronik dalam skala besar
|
|
○
|
Pengembangan
suplemen bahan ajar berbasis web
|
|
○
|
Akses
jurnal elektronik
|
|
○
|
Introduksi
pemanfaatan Fax-internet
|
2000
|
○
|
Penambahan
jumlah matakuliah untuk tutorial elektronik
|
|
○
|
Penambahan
jumlah suplemen bahan ajar berbasis web
|
|
○
|
Penempatan
naskah tugas mandiri di situs web UT
|
|
○
|
Ujicoba
perkuliahan online
|
2001
|
○
|
Peningkatan
bandwith LAN-UT ke internet
|
Pendekatan
Tambal Sulam
Walaupun pemanfaatan TIK UT mengalami
peningkatan tiap tahunnya, namun UT pada dasarnya belum memiliki rencana induk
pemanfaatan TIK. UT masih bersifat reaktif terhadap kebutuhan TIK baik dalam
arti perbaikan dengan pendekatan tambal sulam, maupun dengan menguji coba
teknologi baru sebagai reaksi terhadap pertumbuhan atau perkembangan TIK di
luar.
Dalam dunia bisnis, fenomena tambal
sulam tersebut tampaknya merupakan hal yang wajar dan hal ini diakui oleh para
pakar TIK karena perusahaan mengalami evolusi. Namun hal ini tampaknya juga
berlaku di dunia pendidikan. Menurut Indarjit (2000) beberapa sebab timbulnya
pendekatan tambal sulam, antara lain adanya berbagai perubahan dalam struktur
organisasi, proses, standar, atau prosedur dalam suatu institusi. Disamping
itu, ada beberapa factor eksternal diluar perusahaan seperti
perubahan-perubahan kebijakan atau factor internal seperti perubahan peraturan
dalam perusahaan.
Dampak yang sangat negatif atau bahaya
dari pendekatan tambal sulam ini adalah terjadinya penuurunan kepercayaan
terhadap system informasi. Hal semacam ini, walau tidak sampai ketingkat
ekstrim, pernah dialami UT yaitu ketika pihak manajemen memerlukan informasi
mengenai mahasiswa tidak aktif yang
mempunyai peluang untuk diaktifkan kembali melalui intervensi berupa perlakuan
khusus dari institusi. Keputusan yang keliru pada waktu itu kemungkinan besar
akan terjadi jika tidak dilakukan pengecekan ulang secara manual yaitu koreksi
terhadaap system informasi yang ada di UT. Dalam perspektif manajemen, hal ini
tentu saja merupakan preseden yang kurang baik.
Kebutuhan
Terhadap Rencana Induk TIK
Secara ideal, pengembangan renca induk
TIK suatu institusi merupakan bagian yang tidak terlepas dengan rencana induk pengembangan
institusi itu sendiri. Dengan demikian, TIK dapat dipergunakan sebagai alat
untuk mengakselerasi dan mengoptimalkan seluruh aktivitas operasional institusi
yang bersangkutan untuk mencapai visi daqn misinya.
Dengan memandang UT sebagai institusi
penyelenggara pendidikan jarak jauh, aktivitas operasional UT secara
keseluruhan menurut Setjadi (2001) dapat digambarkan seperti pada Gambar 1.
Gambar 1
Aktivitas Operasional UT
Jika dipandang dari perspektif
pemanfaatan TIK, keseluruhan proses aktivitas operasional pada Gambar 1
tersebut dapat dikategorisasikan yang secara garis besar dapat dipetakan
seperti Gambar 2.
Gambar 2
Pemanfaatan
TIK dalam Konteks UT
Seperti pada Gambar 2. TIK sebagai alat
praktis dapat masuk di seluruh sector aktivitas operasional UT sebagai suatu
.institusi penyelenggara pendidikan jarak jauh. Jika komponen pada gambar 2
tersebut diuraikan maka akan muncul puluhan aplikasi TIK yang dapat
dimanfaatkan oleh setiap sektor dalam masing-masing kelompok aktivitas seperti
registrasi, bantuan belajar, bahan ajar dan ujian. Suatu rencana induk atau blue print pemanfaatan TIK dalam suatu
institusi, harus sejalan dengan komponen yang ada pada institusi tersebut.
Dalam kasus UT, rencana induk sebagai acuan untuk pemanfaatan TIK-UT secara
terintegrasi mutak diperlukan karena aktivitas operasional UT sangat kompleks.
Gambar 3
Keterkaitan Antarkelompok Database
Keterkaitan antara satu kelompok
pangkalan data dengan pangkalan data yang lain (Gambar 3) perlu dipetakan
secara cermat agar proses pengolahan data dapat berjalan dengan baik dan
menghasilkan output atau informasi
seperti yang diharapkan. Informasi yang diharapkan oleh manajemen secara
praktis dapat dirumuskan sebagai informasi yang memenuhi criteria akurat, cepat
dan murah. Dua criteria pertama, akurat dan cepat hanya dapat dihasilkan oleh sistem
informasi yang baik yang dibangun dengan perencanaan yang matang.
Pemanfaatan
TIK Sekarang dan yang akan datang
Pemanfaatan TIK di UT sampai saat ini
dapat dikatakan cukup intens karena TIK merupakan bagian integral yang
mempunyai peran penting dalam manajemen UT sehari-hari. Pada tahun 2003,
beberapa dari aplikasi yang berkembang disempurnakan secara bertahap dan
diitegrasikan dalam suatu sistem pangkalan data. Dalam sistem pangkalan data
ini, terkoneksi delapan subsistem pangkalan data yang masing-masing adalah: Student Record System (SRS), Bahan Ajar,
Ketatalaksanaan, Kepegawaian, Perptakaan, Aset dan Manajemen, Penelitian dan
Abdimas, dan Distribusi bahan ajar.
Anggoro (2001) dalam Escalating TIK Utilization at Universitas
Terbuka mengidentifikasi beberapa komponen TIK yang sudah ada pada waktu
itu dan komponen TIK lain yang kemudian perlu dikembangkan dan dimanfaatkan
oleh UT dalam konteks penyelenggaraan pendidikan jarak jauh. Hasil identifikasi
tersebut adalah seperti yang terdapat pada Tabel 2.
Tabel 2
Komponen TIK UT sebagai
Institusi Penyelenggara
Pendidikan
Tinggi Jarak Jauh
TAHUN 2001
(SEKARANG)
|
KEMUDIAN
|
Registrasi
|
|
Prosedur : Formulir
isian atau formulir yang dapat di-skan (scanable
form)
|
Formulir
isian dan registrasi online
|
Katalog : Bahan Cetak
|
Bahan
cetak dan online catalog
|
Pembayaran SPP : Formulir pembayaran via POS
Indonesia
|
Kantor
Pos dan pembayaran online
|
|
|
Bahan Ajar
|
|
Bahan ajar utama : Cetak
|
Cetak,
Online, Multimedia
|
Bahan ajar suplemen : Audio, Video
dan, berbasis internet
|
Dipertahankan
tapi kualitas ditingkatkan
|
Pencetakan : Kantor Utama
UT
|
Cetak
jarak jauh di UPBJJ
|
Pesiapan : Kertas dan
digital
|
Dipertahankan
tapi didukung dengan sitem pangkalan data yang memadai
|
Distribusi : Jasa Kantor
Pos
|
Pembelian
Online
|
Komunikasi dengan pengembang bahan
ajar :
Pertemuan dan korespondensi
|
Komunikasi
berbasis internet seperti Surat-E (E-mail) dan FTP
|
|
|
Bantuan Belajar
|
|
Belajar Mandiri :UT tidak
mempunyai kontrol
|
Dipertahankan
namun perlu ada itenrvensi dari UT dalam bentuk : Petunjuk Belajar Mandiri Online dan Konseling lewat Surat-E
|
Kelompok Belajar Mahasiswa : Inisiatif
mahasiswa, UT mempunyai control terbattas
|
Dipertahankan.
UT Pusat perlu mempunyai sitem pangkalan kelompok belajar mahasiswa
|
Tutorial : Tatap muka,
tertulis, radio, televise dan internet
|
Dipertahankan
tapi didukung dengan ketersediaan sistem pangkalan tutorial yang terintegrasi
|
Perpustakaan : Buku hanya
dipinjamkan untuk staf, tidak dipinjamkan untuk mahasiswa
|
Digital Library dengan
memberikan pelayanan pada mahasiswa, public, dan staf UT
|
|
|
Ujian
|
|
Pengembangan Soal : Kertas
|
Fasilitas
online untuk pengembangan soal
|
Penyimpanan : Kertas dan
digital
|
Digital,
bank soal dengan system keamanan yang tinggi
|
Distribusi : Kantor Pos
dan alat transportasi UT
|
Cetak
jarak jauh di UPBJJ UT
|
Penyelenggaraan : Lokal dengan
menggunakan lembar jawaban formulir yang bisa di-skan
|
Dipertahankan
dan disediakan fasilitas Ujian Online
|
|
|
Administrasi Umum dan Akademik
|
|
Pangkalan data mahasiswa : SRS
|
Dipertahankan
dandisempurnakan
|
Keuangan : Manual dan
computer dengan aplikasi sederhana
|
Sistem
akuntansi yang handal dan aman
|
Kepegawaian : Manual dan
computer dengan aplikasi sederhana
|
Pangkalan
data Sumber Daya Manusia UT
|
Pengadaan Sarana : Manual dan
computer dengan aplikasi sederhana
|
Sistem
Pengadaan Sarana
|
Saat tulisan ini
dibuat (Asandhimitra), beberapa aplikasi telah dikembangkan seperti Katalog online, paket bahan ajar multimedia,
pangkalan data pengarsipan bahan ajar,strategi belajar mandiri online, perpustakaan dengan catalog
berbasi web yang dilengkapi dengan fasilitas penelusuran koleksi, pengembangan
aplikasi bank soal ujian, kepegawaian, dan pengadaan sarana atau manajemen
asset.
REFERENSI
